¿Cuándo conviene cambiar?
Señales objetivas
- Respuestas tardías o inexistentes ante incidencias y consultas.
- Documentación poco clara: actas, presupuestos o liquidaciones confusas.
- Acuerdos de junta que no se ejecutan ni se calendarizan.
- Falta de visitas periódicas o ausencia de seguimiento a proveedores.
Qué solicitar antes del cambio
- Libro de actas y últimas actas aprobadas.
- Estado de cuentas, remesas pendientes e impagados.
- Contratos vigentes (mantenimientos, seguros, suministros).
- Inventario de llaves y documentación técnica.
- Listado de proveedores y condiciones pactadas.
Cómo hacerlo paso a paso
Convocatoria y orden del día
- Preparar una convocatoria con los puntos: “Cese/renovación de administrador” y “Nombramiento de nuevo administrador”.
- Enviar la convocatoria conforme a los plazos y formas previstos en los estatutos y la normativa aplicable.
- Adjuntar, si es posible, comparativa de propuestas para facilitar la decisión.
Votación y redacción del acta
- Registrar asistentes y coeficientes de participación según estatutos.
- Votar el cese y, en punto separado, el nombramiento del nuevo administrador.
- Dejar en el acta la fecha de efecto, alcance del servicio y persona de contacto.
Notificación y traspaso
- Notificar el acuerdo al administrador saliente de forma fehaciente.
- Solicitar la entrega ordenada de documentación y claves de acceso.
- Actualizar firmas bancarias y comunicar el cambio a seguros y proveedores.
- Abrir canal de incidencias con el nuevo despacho y planificar la primera visita.
Checklist de documentos y avisos
- Libro de actas y certificados necesarios.
- Estados de cuenta, conciliaciones y presupuestos aprobados.
- Pólizas, recibos y fechas de renovación.
- Contratos de mantenimiento, niveles de servicio y teléfonos de urgencia.
- Claves de plataformas, banca y herramientas internas.
- Comunicación a propietarios con datos de contacto del nuevo administrador.
Preguntas frecuentes
¿Qué mayoría se necesita?
Debe seguirse lo previsto en los estatutos y en la normativa aplicable a comunidades de propietarios. Es recomendable revisar ambos documentos antes de convocar.
¿Se puede cambiar a mitad de ejercicio?
Sí, siempre que la junta lo acuerde conforme a estatutos y normativa. Conviene fijar fecha de efecto y tareas de cierre/apertura.
¿Qué pasa con los contratos de proveedores?
Se mantienen las condiciones vigentes hasta que la comunidad decida modificarlas. El nuevo administrador revisará plazos y calidades.
¿Cuánto tarda el traspaso?
Depende de la disponibilidad y orden de la documentación, así como de la coordinación con el administrador saliente. Un calendario claro agiliza el proceso.
Consejo práctico
Antes de votar el cambio, pedid presupuestos comparables por escrito (alcance, visitas, tiempos de respuesta, extras) y acordad un plan de traspaso con hitos y responsables. Así el relevo será ordenado y sin interrupciones en el servicio.
